Bagian Surat Resmi: Penulisan Tanggal, Nomor Surat, Lampiran, Perihal – Susunan surat resmi yang biasanya dipergunakan oleh perusahaan-perusahaan, instansi-instansi atau surat pribadi yang diperuntukkan bagi instansi. Susunan surat resmi memang tidak selayaknya dipakai sepenuhnya pribadi. Tetapi sedikitnya bagian-bagian tertentu dari surat pribadi masih bisa mempergunakan beberapa bagian susunan surat-surat resmi.
Bagian surat resmi yang sudah dibahas sebelumnya adalah bagian Kepala Surat atau Kop Surat. Kali ini, unsur dari surat resmi yang akan dibahas adalah Penulisan Tanggal, Nomor Surat, Lampiran, dan Perihal yang resmi dan baku.
Tanggal Surat
Disaat Anda hendak menulis surat, penting harus diingat menulis tanggal surat. Sebab tanggal surat menunjukkan bahwa pada tanggal surat tersebutlah surat itu dibuat. Jika seseorang menulis surat tanggal 5 Nopember 1995 padahal baru bisa mengirimnya pada tanggal 8 Nopember maka penerima tetap menganggap surat tersebut dibuat tanggal 5 Nopember 1995.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menulis tanggal surat antara lain:
- Jangan menulis nama bulan dengan huruf kecil
- Dibelakang tanggal atau bulan tidak usah dicantumkan tanda koma (menyalahi aturan)
- Nama bulan jangan disingkat (menghindari kemiripan nama), misalnya juni dan januari disingkat Jun dan Jan.
Kekeliruan penafsiran tanggal sering berakibat fatal. Apalagi dalam surat menyurat untuk kepentingan bisnis.
Fungsi tanggal pada surat:
- Sebagai referensi
- Sebagai alat informasi tentang waktu
- Sebagai petunjuk bagi petugas administrasi, Filing dan kearsipan
Nomor Surat
Nomor surat penting sekali ditulis karena sangat berguna bagi si pengirim dan si pembaca surat. Dengan mencantumkan nomor surat seorang pengirim atau si penerima surat dapat mengambilnya dengan mudah apabila sewaktu-waktu surat tersebut dibutuhkan.
Fungsi nomor surat adalah sebagai berikut:
1. Memudahkan mencarinya jika sewaktu-waktu diperlukan
2. Memudahkan penyimpanan
3. Memudahkan penggnlongan atau pengelompokan surat menurut pembagian jenis isi surat atau pembagian saat pengiriman dan penerimaan surat
4. Untuk memudahkan pengontrolan frekuensi pengiriman surat
Yang harus diperhatikan dalam membuat kode surat:
- Nomor surat-surat dihitung dari surat terakhir yang telah atau baru dibuatnya
- Berdasarkan kedudukan surat misalnya surat keluar memakai kode KEL, dan sebagainya
- Bulan saat dibuatnya surat tersebut
- Tahun saat dibuatnya surat tersebut
- Berdasarkan tujuan surat misalnya kode SPK untuk Surat Perintah Kerja, dan sebagainya
Contoh sebuah nomor surat:
No. : 081/SPK/X/95
artinya
081 : berarti surat tersebut merupakan surat yang ke 81
SPK : berarti Surat Perintah Kerja
X : berarti surat dibuat pada bulan Oktober
95 : berarti surat tersebut dibuat pada tahun 1995
Lampiran
Sebagai petunjuk tentang dokumen yang disertakan bersama surat bersangkutan.
Contoh :
No. :
Lamp. : 5 lembar
Hal. :
Jika tidak ada lembaran surat lain yang disertakan, maka lampiran tidak perlu diisi.
Hal atau Perihal
Tujuan penulisan hal ini ialah untuk menunjukkan dengan segera kepada penerima surat tentang pokok-pokok isi surat. Hal atau perihal ini merupakan sari dari isi surat keseluruhan. Kalimat yang dicantumkan dalam “Hal” ini hendaknya singkat dan benar-benar menggambarkan keseluruhan inti surat tersebut. Contoh:
Hal : Penawaran Harga
Hal : Permintaan barang
Hal : Permohonan kredit rumah
Dan masih banyak lagi variasi lainnya mengenai kalimat singkat untuk penulisan perihal. Biasanya hal atau perihal ini ditulis di bawah lampiran. Akan tetapi pada bentuk surat yang lain “Hal” juga bisa ditulis di bawah alamat surat.
Demikianlah Bagian Surat Resmi: Penulisan Tanggal, Nomor Surat, Lampiran, Perihal. Untuk mendapatkan contoh lain bentuk surat resmi dan juga pembahasan yang lebih mendalam, silahkan kunjungi kumpulan artikel surat resmi kami yang lain dalam kategori Surat Resmi. Untuk membaca artikel contoh surat resmi kami sebelumnya, silahkan klik Bagian Surat: Fungsi Kop / Kepala Surat.