Bagian Surat: Fungsi Kop / Kepala Surat

Bagian Surat: Fungsi Kop / Kepala Surat – Penulisan surat resmi yang baik tentunya memenuhi persyaratan sebuah surat resmi yang baik. Bisa saja semua orang dapat menulis surat. Tetapi, apakah surat yang ditulis tadi sudah memenuhi persyaratan yang benar? Tentu saja para penulis surat dituntut harus belajar lebih banyak tentang bagaimana cara menulis surat yang benar, tidak hanya sekedar penyampaian maksud dan isi hati semata-mata.

Orang bisa saja menilai bahwa surat yang dibacanya kurang sopan, kurang jelas, kurang komunikatif, kurang mengena atau dengan kata lain kurang memenuhi syarat sebagai surat yang baik dan benar. Sebaiknya kita hindari tanggapan orang yang semacam itu. Lebih patut kalau memahami cara menulis surat yang benar terlebih dahulu.

Bagian Surat: Fungsi Kop / Kepala Surat
Susunan surat yang dimaksud di atas tentunya surat-surat yang utamanya sebagai surat resmi misalnya surat yang dipergunakan oleh perusahaan-perusahaan, instansi-instansi atau surat prive yang diperuntukkan instansi. Sedangkan surat-surat pribadi untuk seseorang sebayanya atau surat-surat remaja misalnya, masih cenderung mempergunakan bentuk-bentuk bebas bahkan kadang dirasakan janggal sebagai layaknya surat-surat lain sesungguhnya.

Kali ini bagian dalam surat resmi yang akan dibahas adalah Kepala Surat atau Kop Surat. Membuat kop surat yang baik jauh lebih sulit daripada mencarikan nama untuk sebuah perusahaan. Kop surat sangat penting dan sangat bermanfaat. Berikut beberapa fungsi kop surat.

Fungsi Kop Surat:

Sebagai Alat Pengenal
Agar perusahaan lebih mudah dikenal oleh masyarakat, sebaiknya kop surat dicetak dengan ciri tulisan yang khusus dan baik diatas kertas yang bermutu tinggi dengan logo yang memiliki ciri khas khusus sebagai lambang perusahaan dan terkesan modern (intelek). Untuk pesanan sebuah logo yang terkesan intelek; biayanya bisa mencapai jutaan rupiah. Seperti logo pesawat terbang Garuda Indonesia Airways (GIA) misalnya, dengan hanya melihat logonya saja di kop suratnya orang sudah pasti tahu kalau Surat itu dari perusahaan pesawat terbang GIA. Dan masih banyak lagi perusahaan-perusahaan yang logonya mudah dikenal atau diingat oleh orang.

Sebagai Alat Pemberian Informasi
Sebuah kop surat yang komplit berisikan, nama perusahaan, logo, bidang usaha, dan alamat lengkap dengan nomor telpon dan fax. Kesemua ini merupakan informasi bagi pelanggan atau relasi dari perusahaan tersebut. Atau sebaliknya dengan membuat kop surat yang lengkap merupakan pemberian informasi kepada mitra bisnis dan para relasi.

Sebagai Iklan
Pada umumnya perusahaan-perusahaan dan para produsen barang dagangan banyak yang memanfaatkan kop surat sebagai saran iklan dan alat promosi setiap surat keluar, Hal ini memudahkan para relasi atau konsumen mengenalnya. Apalagi kalau ditunjang dengan teknik dan seni tata letak atau lay out yang bagus serta diperlukan keserasian warna tinta cetak yang sesuai akan mengundang kesan dan penilaian tersendiri. Terlebih lagi tulisan’ enak dibaca dan sedap dipandang. Semua ini akan mencerminkan bonañditas perusahaan

Hal yang dicantumkan dalam kepala surat

  • Nama kantor atau nama instansi atau nama perusahaan dan juga nama badan atau organisasi,
  • Alamat kantor, instansi, perusahaan atau organisasi,
  • Nomor telpon, no Fax
  • Contoh kegiatan usahanya, Misalnya Biro jasa, Biro iklan dan lain-lain,
  • Kode tromol pos atau kotak pos atau PO.BOX,
  • Logo (Simbol Perusahaan atau organisasi).

Contoh Kepala Surat / Kop Surat

CV. MULYA BERSAMA
jalan Sultan Agung 12
MAGETAN
No fax / Telp. : 421035
PO.BOX : 215/MGT.

PT. SURYA PRATAMA
jalan Diponegoro, 67
Telp. 6783233
SURABAYA

PT. “PERKASA MUDA”
IMPOR-EKSPOR
jalan Tanjung Priok no. 25. Telp. 6578882
JAKARTA
No fax :            PO.BOX:

Demikianlah Bagian Surat: Fungsi Kop / Kepala Surat. Untuk mendapatkan contoh lain bentuk surat resmi dan juga pembahasan yang lebih mendalam, silahkan kunjungi kumpulan artikel surat resmi kami yang lain dalam kategori Surat Resmi. Untuk membaca artikel contoh surat resmi kami sebelumnya, silahkan klik 3 Contoh Surat Pengunduran Diri Resmi dan Sederhana.

loading...